ディスク容量の課題を解決する！kintoneとBoxとの連携事例

kintone（キントーン）とBoxを利用しているけれど便利な使い方はないだろうか？」「kintoneとBox連携の事例を知りたい」というユーザー様向けの記事です。弊社サービス「クラウド連携プラグイン for Box」を利用してkintoneとBoxを連携させている事例をご紹介します。

• 製造業の事例
• 建設業の事例

製造業の事例

大型機器メーカー様で弊社の「クラウド連携プラグイン for Box」をご利用いただいています。この会社では、自社で製造している機器をお客様に販売していますが、販売と同時に機器の設置工事もおこなっています。

設置工事の基本内容はkintoneに登録しており、お客様に設置工事の基本内容を説明する際には、kintoneのレコードを見せながら説明されているとのことでした。また設置工事に関係する書類はBoxで管理しているそうです。kintoneの添付ファイルフィールドに格納することも考えたようなのですが、件数が多いので、データ容量を圧迫してしまうためBoxで管理しているとのことでした。

ここで問題だったのが、kintoneとBoxをバラバラに管理してしまうとそれぞれのシステムを開くのに手間取ったり、kintoneで設置工事の基本内容を説明しているときに、違う工事の書類が入ったBoxのフォルダを間違えて開いてしまうというリスクがあるとのことでした。

そこで「クラウド連携プラグイン for Box」を利用し、設置工事の基本内容が登録されているレコードとBoxのフォルダを紐づけて運用しているとのことでした。

今では、それぞれのシステムを開く手間や開き間違えることがなくなり、スムーズに仕事ができるようになったと伺っています。

建設業の事例

店舗の内装やデザインを請け負う企業様で弊社の「クラウド連携プラグイン for Box」をご利用いただいています。案件管理アプリに弊社のプラグインを設定されているようです。

こちらの企業様は建設業なので、案件を管理する上で図面データを管理する必要があります。最初はkintoneの添付ファイルフィールドを利用していたようです。しかし図面データは容量が大きく、また件数も多いので、kintoneの添付ファイルフィールドに格納すると、どんどんデータ容量を消費してしまい、上限に達してしまいそうな状況でした。

そこで図面データはBoxで管理することにしました。これでデータ容量の問題は解決したのですが、Boxで管理するとkintoneとboxの紐付けが面倒になる点が新たな悩みとして発生しました。

新たな悩みを解決するために、弊社の「クラウド連携プラグイン for Box」を導入いただき、kintoneの中でBoxを閲覧できる設定を行なったとのことでした。導入する際にサイボウズ社の「Developer Network」にあるサンプルも検討されたようなのですが、何かあった際の保守が不安なことと、ユーザーインターフェースが弊社のプラグインの方が良かったことから、弊社のプラグインの導入を決めていただいたそうです。

事例の考察

どちらの事例もデータ容量の大きいファイルをkintoneで扱いたいという課題を解決するために「クラウド連携プラグイン for Box」を利用いただいておりました。kintoneで大きいファイルを扱いたいと思われている方は、Boxとの連携が一番相性が良いのではと思いました。

以上、kintoneとBox連携をさせている弊社ユーザー様の事例でした。kintoneとBoxをうまく活用したい方にはプラグインがオススメですので、ぜひ無料トライアルをお試しください。